Procesos de la Dirección de Proyectos

Para empezar, todo proceso de dirección de proyectos comienza con la elaboración de un plan estratégico y de ahí en adelante se mezclan los conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para cumplir con todas y cada una de las actividades que conforman los distintos procesos de la dirección de proyecto. Para que exista un buen marco de calidad en la gestión de proyectos, entonces debe existir calidad en los procesos y en los proyectos y ambos requieren de un tratamiento especial.

Siempre se entiende por proyectos una serie de procesos transitorios en los cuales se prestan recursos y se hace uso de ellos con el fin de lograr crear un producto o servicio. Los procesos son un conjunto de actividades que están relacionadas unas con otras pero ordenadas que buscan el mismo fin de los proyectos: obtener un servicio o producto único. Todos los procesos aplicados al caso que sea tendrán siempre unas entradas y unas salidas, además de unos procesos de transformación en donde se le agrega valor a la entrada, pero el éxito de su desarrollo está en que se seleccionen los procesos adecuados de manera que apunten directamente al logro de los objetivos del proyecto y si es el caso al logro de los objetivos organizacionales.

Los procesos en la organización deben tener un enfoque definido de esta manera se puede satisfacer más fácilmente las necesidades de los interesados, además los procesos pueden cruzar transversalmente a la organización y por ello se habla de dos categorías de procesos. Estas categorías son: Procesos de dirección de proyectos en la cual se garantiza un avance y que a lo largo de ciclo de vida se desarrollen las actividades eficazmente y los Procesos orientados al Producto en donde se especifica y se desarrolla el producto y está definido por el ciclo de vida del proyecto.

Los directores de proyectos tienen una tarea difícil de realizar y está en buscar la alineación entre los procesos del producto y los procesos del proyecto. Como  los procesos generan información, esto ayuda a la dirección a mejorar y a generar nuevos servicios y nuevos proyectos.  Como los procesos de la dirección de proyectos son claves, relevantes y significativos en la compañía porque deben presentar indicadores, documentación de procedimientos, auditorias de cumplimiento entre otras, entonces se crean grupos de procesos más específicos que ayuden con el desarrollo de estas tareas buscando satisfacer los objetivos de cada fase del ciclo.

Los procesos de dirección de proyectos están compuestos por grupos de iniciación, planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre. Cada grupo tiene tareas específicas de reconocimiento, de proyección, coordinación, comprobación y formalización. Estos grupos deben vincular de alguna forma con los otros procesos los resultados que cada uno va produciendo, haciendo que la salida de un proceso sea la entrada para el siguiente.

Un medio que permite ver la interacción que hay entre los distintos grupos de procesos es el diagrama de flujo de procesos ya que este brinda un resumen global de los interesados y de las interacciones entre los grupos. Ahora bien, el grupo del proceso de iniciación incluyen todos esos procesos que definan los nuevos proyectos o nuevas fases y es clave en este grupo la definición del alcance y los recursos financieros iniciales. En estos procesos se realiza el desarrollo de las actas de constitución de los proyectos donde se autorice muy formalmente el comienzo de las fases o de un proyecto y los requerimientos iniciales entre interesados.

La planificación cuenta con procesos que buscan establecer el alcance total, definir y refinar los objetivos. Es entonces cuando se desarrolla el plan de dirección en donde se tiene en cuenta el alcance, los tiempos, costos, riesgos y adquisiciones. Esta planeación es bien importante porque tiene tareas muy especificas que se deben desarrollar para llegar a cabo el proyecto y estas tareas consisten en recopilar todas las necesidades y requisitos de los interesados, definir la descripción del proyecto y del producto, desglosar el trabajo en función de entregables y crear una EDT de manera que queden tareas pequeñas de fácil realización. En la subdivisión se definen también actividades que no serán más que acciones específicas que lleven a la elaboración de un entregable. Todas las actividades deben quedar documentadas y más aquellas que se relacionan con otras.

Estimar los recursos ya sea de persona, equipos u otros y estimar la duración de los mismos e incluso de las actividades de cada proceso para lograr construir un cronograma de trabajo; también se estiman los costos de las actividades para generar un presupuesto mediante una línea base de costos autorizados. Todos y cada uno de los procesos y actividades a desarrollar deben contar con el sello de calidad mediante normas y políticas claramente definidas y establecidas. Este sello de calidad incluye el tener en cuenta un plan de recursos donde se identifiquen roles y responsabilidades, un plan de comunicaciones en donde se determine y se comunique la información a los distintos interesados y muy importante un plan de riesgo que garantice la continuidad de los servicios aún en situaciones de peligro.

El grupo de proceso de ejecución complementa el trabajo del grupo anterior y definición del plan de dirección. Siempre la ejecución tiene la tarea de coordinar recursos y personas e integrarlos en vía al cumplimiento de proyecto aunque la ejecución puede traer consigo cambios en la planificación ya que se pueden tener variantes en la disponibilidad y productividad de los recursos o puede darse un impacto (riesgo) no concebido o anticipado. En este grupo de procesos se tiene en cuenta el desarrollo de un plan de aseguramiento de calidad que permita auditar los resultados y verificar los requisitos propuestos inicialmente. En la ejecución, la creación del equipo del proyecto es fundamental para completar las tareas del proceso y mejorar las competencias del equipo en busca de un mejor desempeño y logro de objetivos finales.

En el grupo de procesos de seguimiento y control se supervisa, se analiza y se regulan los procesos para poder identificar en donde están ocurriendo fallas y que áreas necesitan cambios para lograr un mejor desempeño. Dentro de este grupo de actividades o procesos se deben controlar los cambios y verificar los procesos de acuerdo al plan de dirección establecido, así todos los procesos generan conocimiento al equipo y fortalece el proyecto y áreas débiles. Aquí en este grupo se requiere de la realización de informes de estado, mediciones de avance y proyecciones, de desempeño y con esto seguramente se va a brindar información referente a los costos, el alcance, los recursos, el cronograma e inclusive calidad y riesgos. El control de cambios es importante y debe ser revisado y aprobado por la dirección porque no se puede perder la gestión de entregables porque la producción de cambios en los mismos.

Finalmente, el grupo de procesos que forman parte del cierre dan por finalizado las actividades de todos los grupos de procesos de la dirección de proyectos. En este punto se verifica que cada proceso termino y se da paso a obtener el visto bueno del cliente o hacer una última revisión del proyecto. El cierre puede ser del proyecto o de una fase pero en cualquiera de los dos casos es indispensable documentar lo aprendido, cerrar las adquisiciones y aplicar las actualizaciones necesarias a los procesos trabajados.

Para concluir, sea cual fuere el proyecto a realizar la idea es considerar e implementar unas mejores prácticas enfocadas a la planeación, la organización y el control de todas las actividades del proyecto. La dirección de proyectos debería ser efectiva en términos del uso de habilidades y desarrollo de conocimientos efectuado de la mano por la definición del ciclo de vida del proyecto y la división por grupos de procesos.