Ideas y Opiniones: EL PROYECTO EN LA EMPRESA

Abstract

1. Concepto de Empresa

Según la Real Academia de la Lengua Española[1], la definición de empresa es: “Una Unidad de organización dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestación de servicios con fines lucrativos”

Según Julio García y Cristóbal Casanueva[2] quienes son los autores del libro: Prácticas de la Gestión Empresarial”, dan su definición sobre empresa así: “Entidad que mediante la organización de elementos humanos, materiales, técnicos y financieros proporciona bienes o servicios a cambio de un precio que le permite la reposición de los recursos empleados y la consecución de unos objetivos determinados"

En conclusión, una empresa es un organismo social que se encuentra integrado por varios elementos como: elemento humano, técnico, financiero etc. Basado en las relaciones de estos elementos la empresa se dedica a la producción y transformación de productos y/o a la prestación de servicios con el fin de lograr satisfacer la necesidades de una social y finalmente obtener un una utilidad o beneficio.

Hay varias maneras de clasificar las empresas, todo según el aspecto en que se fije la persona. Hay clasificaciones según:

ü Según su actividad: Se encuentra la empresas de servicios, comerciales e industriales

ü Según su forma jurídica: Se encuentra las empresas individuales, empresas de sociedades. (anónimas, colectivas, comanditarias, de responsabilidad limitada) y cooperativas.

ü Según su dimensión: Se encuentra las microempresas, pequeñas empresas, medianas empresas, grandes empresas y multinacionales.

ü Según su ámbito de actuación: Se encuentran las empresas locales, regionales, nacionales, multinacionales, transnacionales y mundiales.

ü Según la procedencia del capital: Están aquí las empresas privadas, empresas públicas, empresas mixtas.

ü Según la cuota del mercado: Se encuentra las empresas aspirantes, especialistas, líder y empresas seguidoras.

La empresa tiene algunas funciones puntuales[3], tales como:

Ø Especializa recursos

Ø Anticipa el personal, los equipos y los recursos financieros para el proyecto

Ø Dirige y organiza las operaciones, los procesos productivos

Ø Mejora los procesos productivos para incrementar la competencia mediante investigación y desarrollo

Ø Asume el riesgo inherente ante evoluciones desfavorables de negocios

Ø La proyección de la empresa es indefinida en el tiempo

2. Organización de la Empresa

Esta es la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades en una empresa, de igual manera abarca las relaciones entre los distintos empleados y los departamentos que la conforman, con la característica extra de aportar valor. Pero realmente la organización salió de la misma necesidad humana por cooperar, al verse obligados a obtener fines personales y con limitaciones físicas, biológicas, sicológicas, sociales[4].

La finalidad de hacer una distribución o de plantear una estructura organizacional radica en poder establecer claramente los roles y responsabilidades a desarrollar por parte de cada miembro de la organización de manera que se puedan optimizar la consecución de objetivos ya sea tangibles o intangibles.

La definición de una estructura organizacional dentro de una empresa nos va a ayudar a resolver las siguientes interrogantes: ¿Cómo se va a dividir el trabajo? ¿Cuáles son los niveles de administración? ¿Cómo se agrupan y se interrelacionan los distintos segmentos que integran la empresa? ¿Cuáles son los procesos que debe realizar la empresa? ¿Qué características tiene cada puesto? ¿Qué perfil necesita cada puesto?

Estas preguntas aparecen debido a que la organización define las distintas relaciones entre los elementos que la componen y por ende la utilidad de dichos elementos. La organización es el factor diferenciados de la empresa frente a las demás.

El proceso de organización pasa por cinco etapas que constituyen un ciclo que se renueva en todo o por partes, pues es también una actividad dinámica:

En los niveles de combinación de tareas y de coordinación de trabajo se presentan los organigramas que, de modo gráfico muestran el orden y la jerarquía dentro de la empresa.Todas las empresas siguen un modelo de organización y este modelo o estructura es llamada Organigrama

La estructura puede basarse básicamente en tres formas:

Organización funcional
Organización por proyectos
Organización matricial

En cualquiera de los casos[5], las cajas representan un área de trabajo o responsabilidad concreta. Las líneas verticales implican la relación jerárquica y las horizontales la relación de asesoramiento o colaboración al mismo nivel. Las líneas punteadas son relaciones de dependencia, que coexisten con la jerarquía básica de la organización.

a) Organización funcional

Este tipo de estructura, reúne en un departamento a todos aquellos que se dedican a una actividad determinada. Es la más lógica y básica y por tanto es empleada en las pequeñas empresas ya que de esta manera se aprovechan con eficiencia los recursos especializados. Si el área es demasiado grande como para depender de un solo responsable, entonces se divide y se crean sub-áreas mucho más especializadas.

Este tipo de estructura fue ideada por F. W. Taylor[6] y su principal característica está en poder introducir especialistas en los niveles intermedios de la estructura jerárquica. Debido a esto, es que cada gerente es un experto en un área limitada según sus conocimientos y habilidades, entonces la tarea de supervisión se facilita, lo mismo que la trasmisión y movimiento de los mismos.

La estructura funcional es:

Este tipo de organización sustituyó la organización lineal, ya que cada empleado reporta a no solo a su jefe superior sino a los que les concierne el caso según la especialidad.

Algunas características de vital importancia son:

ü Autoridad funcional: Ningún superior tiene la autoridad total sobre sus empleados sino autoridad parcial y relativa sustentada en el conocimiento.

ü Línea directa de comunicación: Se busca la mayor rapidez en las distintas comunicaciones entre los niveles.

ü Descentralización en las decisiones: Se delegan a los cargos especializados.

ü Énfasis en la especialización: cada cargo constituye con su especialidad a la organización.

Ventajas y desventajas de la organización funcional

VENTAJAS	DESVENTAJAS
Los especialistas de una misma área funcional pueden participar en proyectos de otras áreas.	El cliente no es el foco de las actividades. El trabajo funcional se considera más importante que el proyecto.
Amplia base técnica dentro del área funcional para la solución de problemas	No está orientada al problema sino a las actividades particulares del área
Crecimiento y desarrollo profesional normal cuya especialización está en el área funcional	La motivación del personal asignado al proyecto tiende a ser baja.
Comunicación directa más rápida	Dificulta el manejo integral del proyecto
Cada órgano realiza solo su actividad específica.	Subordinación múltiple. Hay problemas en la delegación de autoridad y delimitación de responsabilidades.
Máxima flexibilidad en el empleo de los recursos humanos.	Confusión en los objetivos debido a que el subordinado no sabe a quien informar sobre un problema.
Aumenta la capacidad de eficiencia de los jefes especializados	Se duplica el mando, generando fuga de responsabilidades
Permite separar las actividades en sus elementos más simples	Se reduce la iniciativa para acciones comunes
Existe la posibilidad de rápida adaptación en casos de cambios en los procesos

Una pregunta importante es: ¿Dónde se puede utilizar la organización por proyectos?

La organización funcional puede ser utilizada para proyectos que requieren alta tecnología o inversiones en equipos asociados a una función de la organización.

b) Organización por Proyectos

En este tipo de organización, todos o gran parte de los integrantes del equipo trabajan en función de un proyecto con dedicación exclusiva. La mayoría de los recursos de la organización están involucrados en el trabajo del proyecto y los directivos actúan con autoridad e independencia. En este tipo de organización cada empleado tiene claramente definido un superior o cadena de mando, es decir la responsabilidad de cada proyecto recae en los directores de proyectos a los cuales se les asigna personal para la realización de los trabajos.

Hay 3 objetivos claves que deben cumplirse en la fase de dirección y gestión cuando se está ejecutando el proyecto:

Lograr la mejor calidad técnica de las instalaciones, alcanzando su mayor relación de valor.
Mantener los costes de materialización del proyecto dentro de los márgenes establecidos por el presupuesto disponible, dentro de la calidad ya definida.
Cumplir con el cronograma de ejecución de actividades, haciendo posible la partida de los programas de puesta en marcha en los plazos establecidos.

Dentro de la organización de proyectos se suele hablar de departamentos, los cuales dependen directamente del director del proyecto o del que provee el servicio de soporte a los distintos proyectos.

Cabe anotar que existen 5 categorías que se relaciona entre sí según la identificación y el análisis de factores relevantes en la organización del proyecto, estas son:

ü Participación de los directivos y de equipo en organización del proyecto general.

ü Características propias del proyecto

ü Análisis de fortalezas, debilidades y participación de terceros

ü Costos incrementales y marginales

ü Relación con la organización permanente de la empresa.

La estructura jerárquica es:

Ventajas y Desventajas de la Organización por Proyectos

VENTAJAS	DESVENTAJAS
El administrador del proyecto tiene un mayor grado de responsabilidad y autoridad sobre el proyecto	Varios proyectos simultáneos implican un aumento considerable de recursos
Se acortan las líneas de comunicación mejorando los tiempos de respuesta al cliente	Necesidad de asegurar la disponibilidad de los recursos críticos aumenta los costo
Proyectos repetitivos aumenta la eficiencia y capacidades de los especialistas	Tendencias a no respetar los procedimientos y políticas generales de la organización
Mayor nivel de compromiso y motivación	Tendencia a una fuerte división del equipo y el resto de la organización
Mejora la dirección integrada del proyecto	Incertidumbre respecto al futuro de las personas una vez terminado el proyecto
Existe solo una unidad de mando.	Difícil acceso a las bases tecnológicas de las áreas funcionales cuando se requieren soluciones que escapan del conocimiento de los especialistas
Se delegan y se asumen responsabilidades totales sobre un tema.	Riesgo en la productividad de trabajo por inconsistencia en la distribución del mismo
Hay intercambio de experiencia y posibilidades de mayor promoción al personal destacado	Difícil organización para la calendarización de las actividades con relación a la capacidad de miembros del equipo
Mayor control sobre las metas prevista y cumplimiento de los plazos establecidos	Posibilidad de fraude sobre las metas y recursos del proyecto e incumplimiento debido a la rigidez de los plazos y la cultura informática por parte de los usuarios.

Una pregunta importante es: ¿Dónde se puede utilizar la organización por proyectos?

Una organización de proyectos se puede utilizar en una organización que se relacionan con proyectos de empresas nuevas y se desea a toda costa el control de la ejecución con el fin de ganar conocimiento o impulsar el desarrollo de proyectos con tecnologías nuevas y complejas..

c) Organización Matricial

Las organizaciones matriciales presentan una mezcla de características entre las organizaciones funcionales y las organizaciones por proyectos, esto debido a las deficiencias de las otras organizaciones.

Hay organizaciones matriciales débiles y fuertes. En las débiles, los directores del proyecto son más coordinadores que directores, pero en las organizaciones matriciales fuertes los directores de proyectos tiene más dedicación con considerable autoridad y personal administrativo. La organización matricial equilibrada reconoce la necesidad de un director pero no hay una autoridad plena para el proyecto y tampoco para su financiación.

Su estructura es:

Ventajas y desventajas de la organización matricial

VENTAJAS	DESVENTAJAS
El proyecto es el punto de énfasis, compartiendo esta virtud con la organización por proyectos	El balance de poder entre el administrador del proyecto y los jefes funcionales es delicado
Existe un razonable acceso a la base tecnológica de las áreas funcionales y se reduce la duplicación de recursos.	El equilibrio de recursos asignados a cada proyecto puede generar roces entre los administradores de proyectos
Cuando existen varios proyectos se logra un mejor balance de recursos a nivel de la organización	Compartir responsabilidades es complejo, para superar esta desventaja, el administrador del proyecto decide “qué” y “cuándo”, mientras que los jefes funcionales deciden “quién” y “cómo”.
La respuesta a los clientes y flexibilidad es casi tan rápida como en la organización por proyectos	La administración matricial viola el principio de unidad de mando, pudiendo generar confusión y desorden
Mayor consistencia con los procedimientos y políticas de la organización
Se genera menos ansiedad respecto al futuro

Una pregunta importante es: ¿Dónde se puede utilizar la organización matricial?

Entonces, una organización de tipo matricial puede ser utilizada tanto para proyectos menores, en reemplazo de las relaciones de coordinación, como en proyectos-empresa o proyectos autónomos ya que mejoran notablemente la operatividad de las organizaciones funcionales y por proyecto, es decir cuando se requiere integrar aportes de distintas áreas funcionales.

3. Vinculación Proyecto Empresa

Por medio de los organigramas se puede tener una detallada identificación de las responsabilidades de la empresa. Las empresas definen culturas organizaciones o corporativas y esto algunas veces condiciona la ejecución o vinculación de proyectos.

Con un pequeño análisis del organigrama de la empresa, se puede hacer la vinculación a esta de proyectos, debido a que el organigrama identifica claramente el tipo de proyectos que esta realiza, así de esta manera es más fácil poder hacer procesos de negociación y vinculación de proyectos.

REFERENCIAS

[1]. Domingo A. Alberto. Dirección y Gestión de Proyectos. Un enfoque práctico. 2da.Edición actualizada y Revisada. Editorial Alfaomega

[2]. García, Julio. Casanueva, Cristóbal. Prácticas de la Gestión Empresarial- Editorial McGraw Hill.

[3]. La Gran Enciclopedia de Economía. www.economia48.com

[4]. Minsal Delaray y Pérez Yudit. Organización funcional, matricial… En busca de una estructura adecuada para la organización. http://dvs.sld.cu/revistas/aci/vol16_4_07/aci101007.html

[5]. Seminario de Profesores de Economía. Economía y Organización de Empresas. Tema 5: La organización de la Empresa. http://iestamar.educa.aragon.es/economia/tema5.pdf

[6]. Real Academia de la Lengua. www.rae.es