El proyecto, la dirección de proyectos sus relaciones y gestión de operaciones

El entorno de los proyectos constituyen una partes crucial en el desarrollo de las organizaciones y de la mano con los factores internos organizacionales forman el éxito de un buen proceso que apunta a los objetivos de la compañía.

Básicamente, los proyectos son un conjunto de actividades que se relacionan entre si con el fin de crear un productos o resultado único y consta de un inicio y un fin. Si bien es cierto que los proyectos están formados por actividades, estas no podrían llevarse a cabo sin un elemento fundamental para su desarrollo: Los recursos.  Las actividades son tareas que en muchas ocasiones pueden ser repetitivas aunque esto no altera la unicidad fundamental del trabajo y buscan el logro de un objetivo y el orden en la cual se desarrollan las actividades marcan la diferencia y los recursos se convierten en el medio para realizar las distintas tareas.

Los proyectos tienen su complejidad pero para realizar una buena ejecución es importante tener claro que los proyectos deben tener claramente definido el principio y fin del mismo, así como los tiempos de ejecución y las actividades o fases a realizar. La planeación debe hacerse una sola vez y tratar en su manera de agrupar los recursos de personal de tal forma que respondan a las funciones de las necesidades de cada actividad.

Muchos proyectos se dan por exitosos pero también en muchos casos fracasan y peor que eso, no se sabe la razón, por ellos es importante contar con una dirección de proyectos. Debido a que hoy en día los proyectos son más complejos, necesitan más personal, y mayor conocimiento y habilidades por parte del personal a cargo, se hace casi obligatoria la presencia la Dirección de Proyectos.

La Dirección agrupa funciones tales como planificar, definir, organizar, motivas, controlar, administrar, informar, entre otras. Todas y cada una de las funciones de la dirección dan un alto nivel de detalle y permite la elaboración gradual del proyecto y por tanto del cumplimiento de los objetivos pero sin dejar a un lado las estrategias y prioridades de la organización ya que de la buena planificación que se realice depende en gran medida el impacto que tenga el proyecto.

En general, el trabajo de las organizaciones podría clasificarse en proyectos, programas y portafolio y las diferencias entre ellas a veces no suelen ser tan claras. Los proyectos normalmente suelen aparecer cuando se crean nuevas actividades y como se expuso anteriormente tiene un inicio y un fin y al finalizar los resultados son únicos y entregables. Los programas se encuentran agrupando los proyectos que de una u otra forman están relacionados y pueden hacerse de una forma paralela o secuencial. Los portafolio son entonces un conjunto de programas y proyectos que se pueden o no relacionar entre si y este tipo de trabajo involucra directamente la dirección o gestión del portafolio en donde se debe identificar y establecer prioridades, autorizar, dirigir y controlar los proyectos y trabajar en función de la gente, el presupuesto, los clientes y los proveedores.

Todo lo dicho anteriormente se hace para hacer posible el cumplimiento de un plan estratégico ya sea corto, mediano o a largo plazo pero diseñados para el logro de los objetivos y metas organizacionales.

Los proyectos en mucho de los casos se convierten en el medio para cumplir con este plan pero sea cual sea el medio, la planeación tiene cuatro fases: Formulación de objetivos, análisis de fortalezas y debilidades, análisis del entorno y formulación de alternativas de solución.  La planeación estratégica utiliza procesos administrativos para mantener una relación factible entre los recursos y los objetivos de la organización, en conclusión el plan estratégico organizacional se vuelve el factor guia primordial para las inversiones de proyectos.

Todo lo anterior lleva a la creación de una oficina de dirección de proyectos, la cual tiene las responsabilidades de dirigir y coordinar los proyectos.  Esta oficina es conocida como la OGP o PMO es decir la Oficina de Gestión de Proyectos o Project Management Office.  Esta creación se dio debido a que las organizaciones están adoptando buenas prácticas y logrando un nuevo pensamiento que los lleve a mejoras continuar en las compañías.

En general, la oficina de dirección o gestión de proyectos está encargada de dar apoyo a los distintos directores de proyectos de manera que les permita entonces gestionar de una mejor manera los recursos compartidos, identificar metodologías de desarrollo, vigilar el cumplimento de las políticas o normas existentes y coordinar la comunicación.

Los directores, líderes de proyectos tienen una tarea de supervisión técnica y administrativa teniendo en cuenta las operaciones permanentes y repetitivas que se hacen en la organización.

Las operaciones como tal, generan un producto y requieren la dirección de proyecto y en cada punto de la operación se hacen entregables y se crea conocimiento según el trabajo realizado. Para que las operaciones sigan su curso normal y arrojen resultados esperados en trabajo con los directivos y recursos utilizados, el ambiente organizacional es importante y el éxito de un proyecto va de la mano de estos elementos que se hacen tangibles a lo largo de su desarrollo.

Los procesos, la cultura, las normas, las instalaciones o infraestructura forman el ambiente organizacional y todos estos factores buscan que en la organización se maneje un mejor clima de trabajo en donde se establezcan criterios de tolerancia que ayuden al desarrollo de un sistema de gestión optimo y de calidad en donde el foco principal no se haga difuso y se logren todos los objetivos propuestos desde el comienzo de cada proyecto.