Gestión del Alcance del Proyecto

Es primordial definir el concepto de  Alcance  para poder hablar luego de la gestión del mismo, por tanto en el alcance se describen las fronteras del proyecto, se define lo que el proyecto va a entregar y también lo que no entregará y en caso de  proyectos muy grandes, se pueden incluir las organizaciones que se verán afectadas, las transacciones y los tipos de información incluidos.

Ahora, el alcance del proyecto debe hacerse para entregar un producto que de una u otra forma cumpla con las funciones y todas las características y requerimientos que fueron planteadas en la fase anterior, en donde además se debe asegurar que la planificación incluya todo el trabajo necesario y requerido, para no dejar escapar ni un detalle y culminar el proyecto exitosamente.

Cuando al alcance es definido, se establece claramente un compromiso con el cliente, se crea un acoplamiento con los plazos, costos y la calidad, permitiendo definir una línea clara de administración que sea visible para efectos de un mejor seguimiento.

En toda gestión de alcance, se necesitan algunos documentos que se convierten en parte fundamental de esta etapa y son las especificaciones de requerimientos, planes de trabajo en donde se describen las tareas y son de tipo gerencial tales como entregables, y criterios de aceptación en donde se tiene en claro el nivel de calidad además de los beneficios del proveedor y del cliente y los estándares.

Sin una adecuada definición del alcance, se perdería la oportunidad de gestionar eficiente y oportunamente el alcance del proyecto, por eso el trabajo debe estar claro y definido tanto de la parte responsable como de la parte a interesada.

Entonces, en la gestión del alcance se tiene en cuenta lo siguiente:

En la dirección de proyectos es clave la recopilación de requisitos ya que es la identificación y gestión de los interesados ya que todos sus aportes serán valiosos en todo el recorrido del proyecto. Aquí es donde se definen necesidades, deseos, restricciones, oportunidades y todo apuntado a los objetivos del desarrollo del proyecto.

Para definir el alcance se necesita:

Ya con las entradas, el enfoque que se le da al alcance es otro, ya que hay más claridad sobre lo que se tiene y lo que no. Aquí los requisitos son la guía y todas las expectativas y necesidades deben estar bien identificadas.

Ahora, otra parte importante es la creación de la EDT, que no es más que la subdivisión del proceso en entregables de trabajo de forma que sean más pequeños y por tanto más fáciles de cumplir y manejar.  La EDT cuenta con:

La finalidad de la EDT es poder logar una óptima asignación de trabajo y distribución de responsabilidad y cumplimiento, una mejor estimación de costos, recursos y tiempo. Esto se hace mediante un cuadro jerárquico donde cada paquete tiene su identificación y está organizado en un nivel de detalle de mayor a menor y con esto se asegura que todos en el equipo encargado del proyecto comprenda cada parte y se haga responsable por entregables que darán en gran medida avances visuales y reales.

Además de todo lo anterior, el alcance debe verificarse de forma que el producto servicio cumpla lo pactado, así la formalización de aceptación será más fácil. Pero no solo se verifica sino que se controla de forma que puedan prevenirse los cambios o asegurar que las modificaciones no sean traumáticas para el desarrollo y cumplimiento del proyecto y esto debe hacer de forma continua y documentada.

Si los requisitos y el alcance del proyecto no se definen totalmente, si no se describen bien o si no hay un control de cambios eficaz, puede sobrevenir entonces un arrastre de alcance o requisitos.