Ciclo de vida del proyecto y organización

Está claro que los proyectos tienen un comienzo y un final, por eso son finitos y todos cuentan con un ciclo de vida que no son más que fases secuenciales, documentadas según una metodología establecida y sin importar cuál es el trabajo que se haga para referenciar el ciclo serán las mismas. Cada fase del ciclo de vida representa un proceso de control y administración.

Sin embargo es importante decir que la forma en cómo agrupar las actividades en las fases y los objetivos de las mismas varían dependiendo del tipo de producto a realizar o de el proceso a generar e incluso de las tecnologías utilizadas pero sea cual sea la división y agrupación, el ciclo de vida facilita el control de los tiempos, del trabajo y de la calidad.

Es necesario en cada fase especificar los resultados evaluables y cuanto más grande sea el proyecto mayor detalle se requiere para definir las fases logrando así que cada fase se haga muy manejable.

En el ciclo de vida se establecen unas tareas características como el estudio de la viabilidad, identificación de soluciones tecnológicas, asignación de recursos, operación, mantenimiento, validación del producto, control de entregable, influencia de interesados, costos, riesgos entre otras.

Ahora bien, el proyecto en su ciclo de tiene consta de cuatro fases y las fases son subconjuntos lógicos y las características de cada una son similares. Las fases son: Inicio, planeación, ejecución y cierre pero la estructura interna es distinta en cada proyecto.  En cada comienzo de fase se brinda la oportunidad de revalidar los supuestos, revisar los riesgos y detallar los procesos para completar los entregables por etapa.

Con la definición de fases se logra un control formal y obtener un producto o resultado pero dependiendo de la relación que exista entre las fases el logro de resultados puede variar, es decir en la relación de fases secuencial no se puede comenzar una fase si antes haber terminado la anterior y esto hace que la incertidumbre se reduzca pero seguramente  no podrá haber recorte en el cronograma. Si la relación entre fases es de superposición es decir que una fase puede comenzar antes que termine la anterior. Con la implementación de este tipo de relación se corre un alto riesgo y hasta puede haber existencia de reprocesos ya que se puede empezar una fase antes de precisar la información de la anterior.

También puede existir una relación interactiva donde se planifica una fase y la siguiente se hace de acuerdo a como vaya el trabajo y entregables de la anterior. Esta manera de relacionar las fases es útil cuando existen inciertos o ambientes que cambian rápidamente por tanto esto hace que el alcance se gestione por medio de entregas continuas del producto.

En este punto es importante hablar de los interesados ya sean los mismos clientes, los proveedores, patrocinadores, e incluso la organización en donde se encuentran los directores de portafolio, comités de revisión, directores de programa, directores de proyectos, equipo de trabajo entre otros, ya que todos y cada uno de ellos pueden verse afectados según el desarrollo del ciclo de vida de los proyectos y la adecuada realización de fases con entregables. Los directores de proyectos deben gestionar las influencias de los distintos interesados para que no se desvíen los resultados del éxito del proyecto.

Los niveles de responsabilidad varían en los interesados y esto puede brindar un apoyo financiero y político en la ejecución de proyectos. No establecer los niveles de autoridad y responsabilidad puede elevar los costos del proyecto y prolongar la duración del mismo. Suele sonar gracioso pero un proyecto puede tener resultados  buenos o malos según el interesado. Algunos se benefician con el fracaso de los proyectos y otros perciben estos resultados como el fracaso al éxito, esto debido a que los objetivos de los interesados son diferentes, variantes y contradictorios, por eso para el director esto constituye un reto más y está en poder balancear los intereses de forma profesional y exitosa.

Otro aspecto importante en la organización está en la estructura que se tenga porque la manera en cómo se encuentre organizada influye en el modo de dirigir los proyectos y en la disponibilidad de los recursos. Hay 3 estructuras organizaciones definidas que son: la organización funcional en la cual el líder o cabeza de grupo está claramente definido y el personal está agrupado según las especialidades y cada área realiza su trabajo de forma independiente. El cliente aquí no es el foco de las actividades porque el trabajo funcional es considerado más importante que el proyecto.

La organización por proyectos como su nombre lo dice, está orientada a los proyectos y la mayor parte de los recursos se destina a la elaboración de los mismos. Los directores tienen mucha autoridad e independencia. Con esta organización se logra más calidad, se mantienen los costos de materialización y se cumplen en gran porcentaje con los tiempos. La organización matricial es una mezcla de estas dos estructuras y aunque se hace necesario un director, a él no se la autoridad suficiente para el financiamiento y planeación del proyecto.

Lo último para tener en cuenta en las organizaciones son los activos de los procesos que abarcan las políticas, planes, procedimientos y lineamientos y según el tipo se agrupan en procedimientos y procesos o en bases corporativas de conocimiento.

Como conclusión a lo expuesto, se puede decir que la organización en las compañías implica un marco fundamental en donde se establece la disposición y correlación de las funciones y todo el conjunto de actividades que apunten al logro de los objetivos y estrategias de la organización.